Tatacara Penggunaan Baki Lebihan BMA
Assalamualaikum, untuk bahagian ini saya tidak menyampaikan secara formal, ini adalah sebahagian dari pengetahuan dan pengalaman saya dalam mengurus berkenaan penggunaan Baki BMA.
Apa itu baki BMA ?? = Baki BMA adalah Baki Peruntukan BMA (Bantuan Makanan Asrama) yang tidak habis dibelanjakan pada tahun sebelumnya. (Boleh rujuk akaun subsidiari , baki bawa ke bawah).
Dah faham? itu baru "basic" okey sekarang jika pihak sekolah bercadang untuk menggunakan Baki BMA tersebut, pertamanya sekolah perlu membuat unjuran penggunaan tahun semasa terlebih dahulu. Mengapa perlu membuat unjuran?. Ia adalah satu langkah untuk mengelakkan pihak sekolah berhutang dengan pihak kontraktor makanan pada tahun semasa.
Macam mana nak kira unjuran penggunaan BMA Tahun semasa?.. Sila klik sini untuk contoh membuat pengiraan.
Banyak baki BMA ? okey jom semak pekeliling pulak...
PEKELILING YANG PERLU DIRUJUK
Mengikut Surat Pekeliling Kewangan (SPK3) tahun 2021, bertarikh 29 Disember 2021 (SURAT PEKELILING KEWANGAN BILANGAN 3 TAHUN 2021: BANTUAN PERSEKOLAHAN KHUSUS ASRAMA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA) ADA menyatakan bahawa Penggunaan baki bawa ke hadapan BMA adalah dibenarkan bagi 5 tujuan. Boleh semak di dalam pekeliling tersebut di perkara (9) m/s 8 .
9.1.(a) Pembayaran Makanan kepada pembekal luar bagi aktiviti asrama diluar sekolah. (Tidak termasuk aktiviti akademik,hanya melibatkan program asrama saja)
9.1.(b) Pembelian aset alih dan stok asrama dengan jumlah perbelanjaan keseluruhan tidak melebihi RM 100,000.00 Setahun. Okey untuk aset kene rujuk dengan pekeliling perbendaharaan (boleh rujuk di bahagian MUAT TURUN dan cari PEKELILING PERBENDAHARAAN. Jangan beli aset melebihi RM 50k dengan cara belian terus. Nak selamat beli bawah 50k saja untuk mengelakkan teguran audit. Tapi kalau pihak sekolah memerlukan perbelanjaan melebihi 50k, Proses SEBUT HARGA perlu dilakukan. Rujuk BUKU TATACARA PENGURUSAN PERAKUANAN KUMPULAN WANG SEKOLAH untuk info tatacara belian secara sebut harga atau mintak tolong dengan PPD masing-masing untuk bantuan. (jenuh proses dia). Jangan beli 2X setahun contohnya belian perabot berharga RM 48K pada bulan Januari, dan belian perabot lagi sekali pada bulan Mac berjumlah RM 10k automatik dia akan jadi pecah kecil kerana melebihi RM 50k. pihak sekolah selalu terlepas pandang berkenaan Proses Sebut Harga.
9.1.(C) Pembelian Peralatan ICT yang tidak memerlukan kelulusan Jawatankuasa ICT KPM Bil 1 2018 :Garis Panduan Tatacara Permohonan kelulusan Teknikal Insentif ICT KPM (Jumlah pembelian barangan ICT ni tak boleh melebihi TM 5K setahun. (Barang ICT yang dibenarkan seperti Projektor. Komputer, Printer tidak dibenarkan kerana memerlukan kelulusan terlebih dahulu)
9.1.(D) Penyelenggaraan dan pembaikan kecil asrama boleh dilaksanakan dengan jumlah perbelanjaan keseluruhan tidak melebihi RM 100.000.00 setahun. Walaubagaimanapun pihak sekolah dilarang melakukan kerja-kerja melibatkan skop ubah suai, naik tarif dan bina baru.Perkara ini perlu mematuhi Arahan Perbendaharaan (AP) 182 serta tatacara perolehan kerajaan yang sedang berkuat kuasa.
9.1.(E) Pembaikan dan penyelenggaraan kritikal asrama akibat bencana boleh dilakukan dengan jumlah perbelanjaan tidak melebihi RM 100K setahun. (Ini pun banyak step dia tapi kita belajar bahagian 9.1 (D) dulu.
KITA FOKUS UNTUK 9.1.(D)
Berbalik kepada permulaan cerita tadi, dah banyak baki duit BMA kan? okey mulanya kita kene faham dulu bahagian PEROLEHAN pulak. Untuk Perolehan secara Pembelian Terus atau Perkhidmatan secara lantikan terus boleh dibuat jika harga bagi sebuah perkhidmatan kurang dari RM 50K. Kalau buat lebih 50K proses SEBUT HARGA perlu dilakukan dulu sebelum hantar permohonan ke UNIT HEM JPN.
PECAHAN JENIS PENYELENGGARAAN KECIL
Okey untuk pecahan jenis penyelenggaraan ada 3 jenis iaitu MEKANIKAL, SIVIL dan ELEKTRIK. Sekolah boleh membuat penyelenggaraan berdasarkan 3 perkara tadi secara lantikan terus atau dengan Perolehan Secara Sebut Harga.
Langkah selamat untuk elak teguran audit bagi penggunaan baki BMA ni, bagi saya adalah berdasarkan pembahagian seperti di bawah
SIVIL = RM 20,000.00, ELEKTRIK = RM 20,000.00, MEKANIKAL = RM 10,000.00 =Keseluruhan Penggunaan Baki BMA bagi tahun semasa RM 50,000.00 saja. Jadi, kemunginan teguran audit dari sudut PECAH KECIL tidak akan timbul kerana penggunaan peruntukan baki adalah hanya 50k sahaja dan tidak perlu membuat perolehan secara Sebut Harga. Walaubagaimanapun, Pihak sekolah kena mohon untuk kegunaan peruntukan melebihi RM 20,000.00 Kepada JPN guna borang LH2001.
Contoh Pecah Kecil.
SIVIL = RM 20,000.00, ELEKTRIK = RM 30,000.00, MEKANIKAL = RM 10,000.00 =Keseluruhan Penggunaan Baki BMA bagi tahun semasa RM 50,000.00